Veri kayıt sistemi, kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade etmektedir. Bir dosyalama sistemi olarak nitelenebilecek veri kayıt sistemi elektronik ya da fiziki ortamda oluşturulabilir. Buna göre, veri kayıt sisteminde kişisel veriler, ad, soyad veya kimlik numarası üzerinden sınıflandırılabileceği gibi, örneğin kredi borcunu ödemeyenlere ilişkin oluşturulacak bir sınıflandırma da bu kapsamda değerlendirilmektedir.
Yukarıda da belirtildiği gibi, herhangi bir kritere bağlı olmaksızın gelişigüzel bir şekilde sadece kişilerin ad ve soyadlarının bir kâğıtta yer alması hali, Kanun kapsamına girmemekle birlikte, söz konusu isimlerin belirli bir kritere göre olarak bir kâğıda kaydedilmesi halinde, bu veri kaydı Kanun kapsamında değerlendirilmektedir.